Codivin & HelloTel
Quando la compliance vitivinicola incontra la comunicazione intelligente
- Wildix UCC
- Integrazione CodiWeb
- Telefoni Vision
- Collaboration PC
- Cuffie Bluetooth
- X-Caracal
Contesto
Codivin è l’impresa leader in Italia nella consulenza specializzata per le aziende vitivinicole. Con il proprio software CodiWeb e un team di esperti in adempimenti telematici (SIAN, MVV, e-AD), Codivin gestisce la complessità normativa di centinaia di cantine. In un mercato dove un errore burocratico può costare sanzioni elevate, il supporto telefonico di Codivin non è solo assistenza, ma una garanzia di continuità operativa per i produttori.
La sfida
Nonostante l'altissima competenza tecnica, Codivin soffriva di un'infrastruttura di comunicazione obsoleta che creava diversi disagi:
-
Interruzioni costanti
Esperti legali e tecnici informatici venivano interrotti continuamente per smistare chiamate non di loro competenza.
-
Difficoltà nel riconoscimento del cliente
Gli operatori dovevano chiedere manualmente i dati del cliente ogni volta, perdendo secondi preziosi prima di poter accedere allo storico delle pratiche o del database CodiWeb.
-
Chiamate perse nei picchi di scadenza
Durante le scadenze dei registri telematici (es. periodi di vendemmia o invii mensili), il volume di chiamate saturava le linee, causando non-risposte che generavano ansia nei clienti.
-
Mancanza di statistiche
Non era possibile quantificare quante chiamate venissero effettivamente gestite e con quali tempi di attesa.
La soluzione
Per risolvere queste criticità, è stata implementata una soluzione di Unified Communications & Collaboration (UCC) Wildix, progettata per integrarsi perfettamente nei flussi di lavoro dell'azienda.
-
Integrazione con il gestionale e routing intelligente
Il cuore del progetto è stato il collegamento tra il sistema Wildix e il database clienti di Codivin.
Risultato: quando una cantina chiama, il sistema riconosce istantaneamente il numero. La chiamata viene dirottata automaticamente al consulente specifico che segue quell’azienda. Il cliente si sente subito riconosciuto e assistito dal “suo” referente, senza passare per alcun centralino.
-
Hardware professionale: Vision e cuffie Bluetooth
- Telefoni Vision: grazie allo schermo integrato, gli operatori vedono immediatamente chi sta chiamando e lo stato di presenza dei colleghi.
- Collaboration PC: con l'utilizzo della Collaboration su PC, gli operatori possono gestire le chiamate direttamente dal monitor e usare anche la chat interna con i colleghi e i post-it per appunti e note rapide, senza distogliere l'attenzione dal lavoro con altri strumenti scollegati tra loro e chat private.
- Cuffie Bluetooth: fondamentali per permettere ai consulenti di muoversi negli uffici, consultare archivi cartacei o confrontarsi con i colleghi pur rimanendo in conversazione con il cliente, migliorando l'ergonomia e la concentrazione.
-
Controllo e analisi con X-Caracal
L’introduzione di X-Caracal ha fornito al management di Codivin una dashboard in tempo reale:
- Monitoraggio dei tassi di risposta per assicurare che ogni richiesta di assistenza riceva un feedback.
- Analisi dei flussi per dimensionare correttamente il team durante i periodi critici del calendario vitivinicolo.
I risultati
L'implementazione ha trasformato radicalmente l'operatività di Codivin:
-
Liberazione delle risorse
Il personale tecnico non deve più fungere da "centralinista". L'automazione del routing ha restituito ore preziose da dedicare alla consulenza di alto valore e allo sviluppo del software CodiWeb.
-
−30%
Durata media della chiamata
Sapere chi chiama prima ancora di rispondere permette di aprire la scheda cliente istantaneamente, riducendo la durata media della chiamata del 30%.
-
Miglioramento del business
Un cliente (cantina) che riceve risposte immediate e competenti è un cliente fedele. Codivin ha così consolidato la sua posizione di partner indispensabile, potendo gestire un volume di clienti maggiore senza aumentare in modo lineare il personale.
-
Zero
Chiamate perse
Anche nei momenti di massimo carico, il sistema gestisce le code in modo intelligente, garantendo che ogni produttore vitivinicolo sia ricontattato in tempi certi.
-
Partnership con HelloTel
Fin da subito si è creato un rapporto di fiducia con HelloTel, che conosce profondamente il cliente, le esigenze comunicative e tutta la sua infrastruttura di persone e flussi operativi, permettendo a Codivin di sentirsi sempre sostenuto nel suo processo di crescita.
Conclusione
Grazie alla tecnologia Wildix e al lavoro di implementazione e personalizzazione di HelloTel, Codivin ha eliminato il caos comunicativo. Oggi la velocità della comunicazione è allineata alla precisione dei loro servizi di consulenza, permettendo all’azienda di scalare il business e mantenere l’eccellenza che i grandi player del settore vitivinicolo richiedono.
Hai una sfida simile? Parliamone
Ogni azienda ha la sua storia. Raccontaci la tua e vediamo insieme cosa possiamo fare.